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Agile Senioren? Auf jeden Fall!

Normalerweise sind unsere Kunden große Banken, Automobilhersteller oder andere Wirtschaftsunternehmen. Seit 2017 sind wir aber auch in einem ganz anderen Bereich unterwegs: in einem Seniorenwohnstift, genauer gesagt dem Georg-Brauchle-Haus in München. Das klingt ungewöhnlich? Auf jeden Fall! Es zeigt aber auch: Das Prinzip Agilität kann beinahe in jedem Bereich angewandt werden – mit hohem Nutzen und Erfolg für die Beteiligten.

Wie viele Pflegeeinrichtungen stand das Georg-Brauchle-Haus vor großen Herausforderungen: Neben Fachkräftemangel kämpfte das Wohnstift auch mit hohem Kosten- und Zeitdruck. 2014 entschloss sich die Direktorin Verena Wolf-Dietrich daher, die Projektmanagement- und Kommunikationsprozesse umzustrukturieren. Wir halfen ihr dabei, passende Elemente agiler Arbeitsmethoden und eine neue Feedbackkultur zu implementieren.

Von „jeder für sich“…

Im KWA Georg-Brauchle-Haus in München leben rund 230 Bewohner; davon werden im Schnitt 120 Bewohner durch den hauseigenen ambulanten Dienst versorgt. Über 120 Mitarbeiter in den Abteilungen ambulante Pflege, Betreuung, Küche, Hauswirtschaft, Rezeption, Kundenbetreuung und Verwaltung müssen im Schichtbetrieb koordiniert zusammenarbeiten, um die Versorgung der Senioren zu gewährleisten. Als Verena Wolf-Dietrich im Oktober 2014 die Hausleitung übernahm, identifizierte sie Defizite in der internen Kommunikation. Ein Beispiel: Gibt es einen neuen Bewohner, müssen alle beteiligten Abteilungen effizient kommunizieren. Die Haustechnik wird über speziell benötigte Einrichtungen informiert, die Küche bekommt Informationen zu Unverträglichkeiten, die Hauswirtschaft klärt, welche Leistungen übernommen werden und die Pflegekräfte erfahren alles über die medizinische Historie des Bewohners. Fehlen diese Informationen oder kommen sie zu spät, erlebt der Bewohner einen holprigen Einzug. Wolf-Dietrichs Schlussfolgerung: Ein optimales Versorgungsniveau erreicht das Georg-Brauchle-Haus nur mit einer effizienteren Kommunikationsstruktur.

… hin zu „alle an einem Strang“

Neben der besseren Versorgung der Bewohner war es das Ziel der Maßnahmen, die Bewertungen durch den MDK (Medizinischer Dienst des Spitzenverbandes Bund der Krankenkassen) und die Heimaufsicht weiter zu verbessern. Nicht zu unterschätzen ist zudem das Empfehlungsmarketing: je zufriedener die Bewohner, desto häufiger würden sie sie Einrichtung weiterempfehlen.

Mit Scrum die Potentiale entdecken

Gemeinsam mit borisgloger consulting entschied sich Verena Wolf-Dietrich, Elemente aus Scrum als Framework für die Neustrukturierung zu nutzen. Denn mittlerweile hat sich die Managementmethode längst über die Grenzen der Softwareentwicklung hinaus etabliert. Dank klarer Rollen, regelmäßigem Feedback und schlanker Prozesse hilft sie auch im Seniorenwohnstift bei einer besseren und effizienteren Zusammenarbeit und besserer Selbstorganisation der Teammitglieder. Denn die Mitarbeiter werden dabei nicht nur als bloße Ressource angesehen, sondern fördern das Potential jedes einzelnen.

So funktioniert’s

Das Führungsteam, bestehend aus einem Vertreter der Abteilungen Pflege, Hauswirtschaft, Kundenbetreuung, Verwaltung und Haustechnik sowie der Stiftsdirektorin Verena Wolf-Dietrich, führte einige der wichtigsten Scrum-Prinzipien ein: Anstatt langwieriger, ineffizienter Besprechungen, die bis dahin jede Woche abgehalten wurden, planten sie nun „Dailys“ und „Quarterlys“ ein. Bei den viertelstündigen, täglichen Meetings, die im Stehen abgehalten werden, reden alle Beteiligten über akute Themen im Betrieb – besonders im Schichtdienst eine gute Möglichkeit, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Beispielsweise ist der Leerstand von Wohnräumen für den Wohnstift eine sehr teure Situation. Durch die Dailys kann der Neubezug der Wohnungen viel schneller und besser organisiert und durchgeführt werden. Bei den alle drei Monate durchgeführten „Quarterlys“ werden dagegen größere Projekte und Probleme diskutiert und Feedback gesammelt.

Auch die Dokumentation und Visualisierung der Besprechungsergebnisse wurde grundlegend und auf Scrum basierend verändert: Anstatt lange Protokolle zu schreiben, wird im Besprechungsraum ein Taskboard aufgestellt. Darauf hält das Team den aktuellen Stand aller Projekte für alle sichtbar fest. Die Spalten des Taskboards werden in „Was?“, „Wie?“ und „Wer?“ eingeteilt, die einzelnen Aufgaben auf Zettel geschrieben und entsprechend am Board befestigt. Ein Foto des Boards nach jeder Sitzung ersetzt das Protokoll. Diese einfache, aber sehr praktische Methode motiviert die Mitarbeiter zudem dazu, mehr eigene Ideen einzubringen und umzusetzen.

Win-Win-Win-Situation für Management, Angestellte und Heimbewohner

Die Einführung der Scrum-Methoden hat zu einer reibungsloseren und effizienteren Organisation des Wohnstifts geführt – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten! Bei einer Einrichtung, in der so unterschiedliche Abteilungen von Pflege über Küche bis hin zur Verwaltung unter einen Hut gebracht werden müssen, ist das eine beträchtliche Leistung. Auch die Stimmung unter den Mitarbeitern und Bewohnern konnte entscheidend verbessert werden, viele Bewohner empfehlen die Einrichtung weiter. Großer Anlass zur Freude waren zudem die Verbesserungen der MDK-Bewertungen und Heimaufsichtsnoten, die die Ergebnisse der Umstrukturierung schwarz auf weiß verdeutlichten. Doch auch wirtschaftlich kann der Erfolg belegt werden: Seit der Einführung der agilen Maßnahmen im Jahr 2014 verzeichnet das Georg-Brauchle-Haus in München eine jährliche Umsatzsteigerung von zehn Prozent – eine Win-Win-Win-Situation für Management, Angestellte und Heimbewohner!

 

Foto: CC0 Creative Commons – pixabay, sabinevanerp