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Bitte nicht stören: Tipps für höhere Team-Produktivität

„Wie können wir uns als Consultant-Team noch besser synchronisieren?“ Diese Frage hatten wir uns im Rahmen einer internen Sprint-Retrospektive gestellt. Wir waren bereits einige Wochen gemeinsam in einem neuen Kundenprojekt im Einsatz und suchten einen Weg, wie sich der Abstimmungsaufwand zwischen den Kollegen reduzieren ließ.

Wir stehen vor der Herausforderung, unterschiedlichste Aufgaben und Bedürfnisse vereinbaren zu müssen: Wir entwickeln Scrum-Teams. Wir arbeiten als Interim ScrumMaster. Wir coachen das Management. Wir verfassen Präsentationen und Berichte. Wir haben Team- und Kunden-Meetings. Wir arbeiten oft alle zusammen in einem Raum. Einige Aufgaben erfordern Ruhe und Konzentration, für andere Aufgaben braucht es den Austausch mit Kollegen. Manche Aufgaben können alleine erledigt werden, andere lassen sich besser im Pairing oder mit dem gesamten Team lösen. Die unterschiedlichen Aufgabenstellungen wechseln im Tagesverlauf häufig. Wie stellen wir dabei sicher, dass jeder im Team konzentriert arbeiten kann? Wie koordinieren wir, zusätzlich zu den Kundenterminen, die vielfältigen Aufgaben innerhalb unseres Teams?

Wie stellen wir sicher, dass jeder im Team konzentriert arbeiten kann?

Das Smartphone klingelt, brummt und blinkt. Am Bildschirm poppt eine neue E-Mail oder der nächste Termin auf. Der Kollege kommt ins Zimmer und fragt, ob er mal eben kurz stören darf. Am Nebentisch wird angeregt diskutiert. Ein typischer Arbeitstag für die meisten von uns. Gerade einmal drei Minuten kann sich ein Mitarbeiter im Büro im Durchschnitt am Stück mit einer Aufgabe beschäftigen, bevor er gestört wird. Das ist das deprimierende Ergebnis einer Studie der University of California. Bis man wieder mit voller Konzentration zu seiner Aufgabe zurückgefunden hat, dauert es 8 Minuten. Durch diese häufigen Störungen sinkt die Produktivität massiv.

Und wie sieht es bei uns im Team aus? Wie sorgen wir dafür, dass die Kollegen in Ruhe arbeiten können, die sich konzentrieren müssen? Wir haben für uns eine pragmatische Lösung gefunden. Wir zeigen einfach jedem im Raum, dass wir nicht gestört werden wollen. Durch Kopfhörer im Ohr. Und durch „Do not disturb“-Schilder, wie man sie auch in Hotels findet. Das funktioniert, weil jeder im Team diese Signale kennt und respektiert.

Wie koordinieren wir die vielfältigen Aufgaben innerhalb des Teams?

Die „Do not disturb“-Schilder und Kopfhörer sorgen nun also zuverlässig für die nötige Ruhe und Konzentration. Allerdings ergibt sich damit ein neues Problem: Man kann seine Kollegen nicht mehr spontan fragen, ob sie mal eben Zeit für gemeinsame Arbeiten haben. Wir brauchen also einen Möglichkeit, die Aufgaben innerhalb des Teams unkompliziert zu koordinieren.
Die Lösung: Wir haben neben unserem Taskboard zusätzlich einen großen Tagesplan angebracht, der jederzeit für alle Team-Mitglieder sichtbar ist.

Aufbau

Als Untergrund für den Tagesplan eignet sich karierte Whiteboard-Folie sehr gut. Der Plan besteht aus Spalten und Zeilen. Für jedes Team-Mitglied gibt es eine Spalte. Jede Zeile steht für einen 30-Minuten-Block. Die Höhe und Breite der einzelnen Zellen entspricht der Größe eines Post-its.

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Ablauf

Im Anschluss an das Daily Scrum stellen sich alle Kollegen vor den Tagesplan. Im ersten Schritt markiert einer nach dem anderen seine an diesem Tag anstehenden Termine mit Post-its. Schnell bekommen dadurch alle einen Überblick über die belegten Zeitblöcke jedes Kollegen.
Im zweiten Schritt suchen die Kollegen, die zusammen an einem Task arbeiten wollen, nach gemeinsamen freien Zeitfenstern und markieren diese ebenfalls mit Post-Its. Auch die Zeit und die Dauer, in der ein Team-Mitglied konzentriert und in Ruhe arbeiten möchte, kann so transparent gemacht werden. Damit ist zudem sichergestellt, dass es für jede Aktivität eine feste Timebox gibt. Die Tagesplanung unseres Consulting-Teams mit 6 Kollegen dauert so nur wenige Minuten, Terminänderungen während des Tages passieren in Sekunden.

Seit der Einführung der „Do not disturb“-Schilder ist leicht zu erkennen, dass ein Kollege Ruhe benötigt. Störende Geräusche schirmen wir durch Kopfhörer ab. Mithilfe des Post-it-Tagesplaners sind Meetings, Gruppen- und Konzentrationsarbeiten gut zu koordinieren. Wir haben so einen Weg gefunden, wie wir als Team mit einfachen Mitteln produktiver zusammenarbeiten können.