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5 Punkte für ein effektives Daily

Scrum ist ein hocheffizientes Rahmenwerk für die Produktentwicklung, sofern es richtig gelebt wird. Leider erleben wir zu oft das Gegenteil. Die Scrum Meetings werden prozessual etabliert, aber es fehlt am qualitativen Mehrwert, der durch die Meetings entstehen sollte.

Immer wieder sehen wir Dailys, in denen der ScrumMaster vor dem Board steht, als gelte es sein Heiligtum zu bewachen. Das Team hat im weiten Bogen um ihn herum Aufstellung bezogen und jede Person sagt einen Satz, ohne dass sich die Kärtchen am Taskboard bewegen. Fast alle Storys hängen in der WIP-Spalte und die Tasks bekommen trotz Bewegungsfaulheit keinen Punkt dafür. Der Product Owner vergibt bei Gelegenheit noch Aufgaben an einzelne Teammitglieder und fährt anderen Teammitgliedern über den Mund.

Ein so oder so ähnlich durchgeführtes Daily ist leider ein sehr ineffizientes Daily. Gut, immerhin ist das Daily als Meeting etabliert. Es wäre weitaus schlimmer, wenn das Meeting überhaupt nicht stattfinden würde. Da es stattfindet und das auf eine transparente Art und Weise, können wir anfangen, es in eine effektive Richtung zu lenken.

1. Daily als Ort der Kommunikation

Das Daily ist KEIN Statusreport für den Product Owner und auch nicht für den ScrumMaster. Das Daily ist da, damit sich das Dev-Team austauschen und koordinieren kann. Die Mitglieder des Dev-Teams sprechen miteinander und erklären sich gegenseitig, was sie machen, wo sie bei der jeweiligen Story noch Hilfe brauchen bzw. wo es sinnvoll ist, im Pairing zu arbeiten. Der ScrumMaster achtet darauf, dass das Ganze im zeitlichen wie auch menschlichen Rahmen bleibt und ist hellhörig bezüglich Impediments. Der Product Owner steht für Rückfragen zu den Akzeptanzkriterien zur Verfügung oder kann sich einbringen, wenn er das Gefühl hat, dass das Dev-Team über das Ziel der Akzeptanzkriterien hinausschießt.

Umsetzung: Der SM fordert die Teammitglieder auf, vor dem Taskboard zu stehen und stellt sich selbst mit den Product Owner in den Hintergrund. Wenn der ScrumMaster oder der Product Owner in den Mittelpunkt der Kommunikation rutschen, erklärt der ScrumMaster wiederholt, dass das Daily nicht dazu da ist, um ihn oder den Product Owner auf den neuesten Stand zu bringen. Das Daily dient dem Informationsaustausch zwischen den Teammitgliedern. Der ScrumMaster hält bei Bedarf wiederholte Mini-Workshops ab, um den Sinn eines Dailys zu erläutern und coacht bei Bedarf den Product Owner in seiner Rolle.

2. Das Herz des Dailys – Aufbau des Tasksboards

Ein Taskboard besteht aus drei Spalten: To do, Work in Progress (WIP) und Done – nicht mehr und nicht weniger. Die horizontalen Zeilen ergeben sich aus den Storys, wo die Tasks zugeordnet sind.

Umsetzung: Der ScrumMaster baut ein Taskboard auf. Unsere beliebtesten Hilfsmittel sind: Pinnwände oder Metaplanwände, die mit Kreppband oder Garn und Stecknadeln in die Bereiche aufgeteilt werden. Moderationskarten sind optimal für die Spaltenüberschriften und die Storys, während verschiedenfarbige Post-its und Stifte das tägliche Aktionsmaterial sind.

3. Die Fragen für das Daily

Man orientiert sich an den 4 Fragen:

  • Was habe ich gestern gemacht?
  • Was mache ich heute?
  • Wo gibt es Impediments?
  • Wo brauche ich Unterstützung von einem anderen Teammitglied?
    optional: Mit wem möchte ich heute im Pairing zusammenarbeiten?

Diesbezüglich gibt es mehrere Optionen. Entweder man geht diese Fragen pro Teammitglied oder pro Story durch. Ich persönlich präferiere letzteres: Letztendlich geht es darum, zu sehen, ob die Storys fertiggestellt werden können und nicht darum, dass alle Teammitglieder ausgelastet sind. Wer etwas Neues ausprobieren will, geht einen Schritt weiter und lässt die Teammitglieder herzeigen, was Sie bereits produziert haben, sodass jedes Daily zum Mini-Review wird.

Umsetzung: Der ScrumMaster achtet darauf, dass zu jeder Story/Person die Fragen beantwortet werden. Wenn etwas vergessen wird, erinnert er daran. Die Fragen auf Moderationskarten neben dem Taskboard aufzuschreiben, ist eine einfache und gute Erinnerungsstütze. Beim Mini-Review sorgt der ScrumMaster dafür, dass die Teammitglieder zwischen den Präsentationen zum Taskboard zurückzugehen, um es auf den neuesten Stand zu bringen. Der ScrumMaster sorgt dafür, dass die Timebox von 15 Minuten eingehalten wird, indem er die Leute daran erinnert, sich kurz zu halten bzw. eine Uhr mitlaufen lässt, die alle daran erinnert, wie viel Zeit noch übrig ist. Tipp: Es gibt Timebox-Uhren mit kleiner werdendem Zeitbereich zu kaufen.

4. Das Team bewegt sich, nicht der ScrumMaster

Das Team bewegt die Tasks über das Taskboard. Wenn ein Task done ist, sollte er auch wirklich done sein und nicht mehr zurückkommen. Dabei hat jeder Task ein Namenskürzel. Auch wenn wir Consultants als ScrumMaster arbeiten, können wir uns nicht immer merken, wer von uns welchen Task erstellt hat – mit Namenskürzel auf dem Task hat man aber immer eine Anlaufstelle, wenn man sich über Sinn und Zweck eines Tasks im Unklaren ist. Sollte sich ein Task nicht in die nächste Spalte bewegen, bekommt er jeden Tag einen Punkt und zwar von den Teammitgliedern. Der ScrumMaster achtet auf diese Tasks und fragt während oder nach dem Daily, ob es ein bestimmtes Impediment gibt, das die Fertigstellung des Tasks behindert, oder ob der Task einfach nur zu groß ist.

Umsetzung: Der ScrumMaster bittet die Leute, selbst die Tasks zu schreiben und zu bewegen und reicht dabei auch gerne die Stifte. Auch wenn es sich am Anfang unangenehm anfühlt: Der ScrumMaster bittet die Leute wiederholt höflich (oder auch direkter), die Tasks selbst zu schreiben, zu bewegen und Punkte zu machen. Irgendwann wird er es nicht mehr tun müssen, weil es die Leute selbst tun werden.

5. Flow

Es wird immer daran gearbeitet, so wenige Storys wie möglich offen zu halten und so wenige Tasks wie möglich in progress zu haben. Im Allgemeinen gilt es, sich immer in die Richtung des Optimums einer offenen Story zu bewegen und eine Taskanzahl in progress zu haben, die geringer oder gleich der Anzahl der Teammitglieder ist. Wir wissen alle, dass Multitasking ineffizient ist und wir wollen einen schnellen Feedback-Loop mit dem Product Owner erzeugen. Sobald eine Story abgeschlossen ist, nimmt der Product Owner sie ab bzw. gibt Feedback, warum sie nicht abgenommen werden kann.

Umsetzung: Der Scrum Master vereinbart mit dem Team ein WIP-Limit auf Story-Ebene oder gibt eines vor. Er sorgt dafür, dass das WIP-Limit eingehalten wird, indem er es nicht zulässt, dass weitere Storys eröffnet werden. Sobald eine Story fertig ist, sorgt er oder sorgen die Teammitglieder dafür, dass der Product Owner davon erfährt. Der ScrumMaster sorgt dafür, dass es bald Feedback gibt, ob die Story abgenommen wird oder was die Abnahme verhindert.

 

Es gäbe noch viel mehr dazu zu sagen, aber diese fünf Punkte sind für mich die Basis für jede weitere Aktion – sie erschaffen im Kern eine gesunde Daily-Kultur. Dabei ist es wirklich schwierig, diese Punkte alle im Kopf zu behalten und kontinuierlich zu kontrollieren. Es ist ein Idealbild, dem man sich im im Laufe der Zeit annähern kann. Im Laufe der Entwicklung des Scrum-Prozesses wird der ScrumMaster immer mehr seiner Verantwortung an die Teammitglieder abgeben, sobald er sieht, dass sie das Konzept verinnerlicht haben. Am Anfang jedoch muss er durch Vorzeigen, Vorleben und häufiges Erklären die Grundlage und das Verständnis für die Vorgänge schaffen, die für langfristige Produktivität sorgen.