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Mein persönliches Taskboard: Rettungsleine in komplexen Umfeldern

Als Consultant und ScrumMaster prasseln auf mich jeden Tag Unmengen an Anforderungen ein, die meine Aufmerksamkeit fordern. Ich bin die Schnittstelle zwischen Management und Team, gleichzeitig arbeite ich daran, die Teams voranzubringen und sie beim Erreichen ihrer Ziele zu unterstützen. Meine Kollegen und ich arbeiten an agilen Transitionen und nebenbei sollten wir auch noch das eine oder andere für die eigene Firma erledigen. So komme ich jeden Tag auf einen Katalog von 50 Dingen, die auf mich warten und mir im Kopf herumschwirren. Um bei dieser Menge an Tasks nicht die Übersicht zu verlieren, orientiere ich mich an meinem eigenen Taskboard.

Wenn ich Montag früh um 6.00 am Flughafen Wien sitze und auf meinen Flieger warte, hole ich mein persönliches Notizbuch heraus und erstelle mein Taskboard. Ich orientiere mich dabei immer an den Tasks der letzten Woche, schreibe sie aber jede Woche neu und filtere dabei automatisch Dinge aus, die nicht mehr relevant sind. Anschließend ergänze ich Dinge, die dazugekommen sind und durchforste die Mails der letzten Woche danach, ob mir etwas entgangen ist. Prinzipiell unterteile ich meine Liste in zwei Bereiche: Small Tasks und Big Tasks.

personal_taskboard

Small Tasks soll ich im Laufe der Woche erledigen. Big Tasks hätte ich am liebsten gestern fertig gestellt, aber ich bin mir bewusst, dass diese mit größeren strukturellen Veränderungen verbunden sind und ich nur kleine Schritte in die richtige Richtung gehen kann. Abschließend priorisieren ich nach dem A,B,C Schema:

  • A für wichtig & dringend
  • B für wichtig, aber nicht dringend
  • C für unwichtig & nicht dringend

Die A-Punkte sind meine Leuchttürme, an denen ich mich orientiere. Dabei suche ich Synergiemöglichkeiten, um die B-Punkte mitzunehmen. Bei den C-Punkten bin ich mir bewusst, dass sie wahrscheinlich nicht erfüllt werden können.

Während der Woche lebt diese Liste: Neue Dinge kommen hinzu, erledigte Dinge werden durchgestrichen. Wenn ich das Gefühl habe, den Überblick zu verlieren, reicht ein Blick in meine Liste aus, um wieder zu wissen, was diese Woche wichtig ist. Das Taskboard hat aber noch einen weiteren wunderbaren Nebeneffekt: Am Ende der Woche, wenn ich in meinem Flieger heimwärts sitze und das Gefühl habe, nicht genügend bewegt zu haben, nehme ich mein Taskboard und lasse meinen Blick über die erledigten Tasks schweifen. Dadurch wird mir bewusst, wie viel in der letzten Woche in die gewünschte Richtung gegangen ist. Ein überaus beruhigendes Gefühl, das mich auf ein zufriedenes Wochenende einstimmt.

Noch ein Tipp am Ende: Verwenden Sie für das persönliche Taskboard ein klassisches Notizbuch und kein elektronisches Tool. Probieren Sie es einfach eine Woche lang aus und Sie werden die Vorteile des altmodischen Mediums schnell erkennen, sobald Sie eine Grafik bei einem Task hinzufügen wollen.

  • 1. hier wird schön gezeigt, was es bringt strukturiert mit Papier und Bleistift zu arbeiten, und
    2. NEU Ist hier, dass diese Liste jede Woche neu aufgebaut wird bzw. werden soll, so wird immer wieder versucht den Fokus aus das was WIRKLICH wichtig ist neu zu schärfen. Die Teams u der Product Owner machen es ja auch in den Groomings (Estmations Meetings) und
    3. Die Methode ist sehr einfach: Probieren zB über einen Zeitraum für drei Wochen.
    4. Davon abgeleitet kann dann auch eine Nutzen-Analyse gemacht werden: Wie viel Nutzen bringe ich dem Unternehmen, den Teams und letztlich davon abgeleitet auch mir selbst.

    Was ich damit sagen will: Besonders der letzte Punkt bringt Selbstsicherheit. Überlegenswert wäre noch ob und in welcher Form der transparent gemachte Nutzen den Teams und dem Management bekannt gegeben wird, z.B. durch Weekly Reports an alle.

    Celibidache über (Klang)Vorstellungen: Wenn die Vorstellung nicht da ist, gibt es keine Finger die das Treffen können:
    https://www.youtube.com/watch?v=q30wUs-_1S8

    • Hallo Anton,

      Vielen lieben Dank für deinen wertschätzenden Beitrag. Ich freue mich, dass mein Blog Dir zusagt. Mir hat diese Methode tatsächlich geholfen, strukturierter Woche für Woche zu planen. Zusätzlich übertrage ich die Tasks wenn möglich in ein klassisches Taskboard für mich selbst vor Ort beim Kunden um meine Aufgaben ständig im Augen zu haben.

      Liebe Grüße,
      Wilfried