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Scrum und ERP-Systeme – das passt zusammen!

In der Rolle der ScrumMaster und Coaches betreuen meine Kollegen und ich seit mehr als zwei Jahren intensiv diverse ERP-Projekte. Alle sind wir mittlerweile der Meinung, dass Scrum im SAP- bzw. ERP-Umfeld nicht nur funktioniert, sondern dass Scrum und ERP sogar eine besonders vorteilhafte Kombination ergeben können. Aber Moment, wie kommen wir überhaupt zu dieser Aussage?

Was sind die größten Herausforderungen, wenn es um ERP-Systeme geht:

  • Weil sie die Geschäftsprozesse unterstützen, sind ERP-System nicht weniger als das Rückgrat moderner Unternehmen.
  • ERP-Systemlandschaften nehmen oft gewaltige Dimensionen an und passen sich daher oft nur schwerfällig an geänderte Rahmenbedingungen des Marktes an.
  • Gleichzeitig lastet ein hoher Druck auf den IT-Abteilungen: Bei gleichbleibender Flexibilität für Erweiterung die Kosten weiter zu reduzieren.

In den 1990er- und 2000er-Jahren, in denen agile Ansätze populär wurden, war es gerade die Softwareentwicklung, die als Erste die Vorteile zu nutzen wusste. Heute führt bei Web-Anwendungen und eCommerce-Produkten kein Weg mehr an agilen Methoden vorbei. Anders sieht das hingegen bei ERP-Systemen aus, was auch die aktuellste Status Quo Agile 2014 Studie belegt. Doch woran liegt das? Ist es die Komplexität und die „Größe“ moderner ERP-Systemlandschaften? Ist es der Mix aus Einführung, Customizing und Programmierung, der Fragen zur Anwendbarkeit von Scrum aufwirft?

Während der Begleitung der Projekte konnten wir zahlreiche Stimmen und Meinungen von ERP-involvierten Personen einfangen. Wir haben versucht, die größten Bedenken in punkto Nutzung von Scrum in ERP-Projekten zu extrahieren. Drei der am öftesten genannten Bedenken und unsere Antwort darauf will ich hier anführen (die übrigen sind in unserem Whitepaper ERP nachzulesen):

„Wieso sollten bei standardmäßigen ERP-Einführungen agile Methoden verwendet werden? Es wird doch meistens nichts entwickelt, sondern die Software nur an die bestehenden Prozesse angepasst.“
ERP-Einführungen greifen in die Arbeitsweise vieler Mitarbeiter ein, und ob Standard oder eigene Entwicklung: Veränderungen bewirken Unsicherheit vor allem bei jenen Mitarbeitern, die tagtäglich die zukünftige Software nutzen müssen. Widerstand ist dann oft vorprogrammiert. Agile Methoden wie Scrum haben den klaren Vorteil, dass sie die Betroffenen, die Anwender, frühzeitig in den Entwicklungsprozess einbeziehen. Deren Feedback wird ernst genommen und sie bekommen so kein System übergestülpt, das nicht zu ihren Arbeitsabläufen passt. Einbeziehung steigert die Akzeptanz und führt so auch eher zu einem Projekterfolg.

„In ERP-Systemen kann nur schwer agil entwickelt werden, da alle Anforderungen am Anfang bekannt sein müssen. Darauf aufbauend können das Datenmodell und das Fachkonzept erstellt werden.“
Im Grunde ist es doch so: Die meisten ERP-Systeme unterstützen ihre Nutzer nicht auf die effizienteste Art und Weise, die systemtechnisch möglich wäre. Ursache dafür ist aus unserer Sicht das Festhalten an Anforderungen und Fachkonzepten, die als vollständig und unumstößlich betrachtet werden. Der Fachbereich als Anforderer kann sich zu Beginn eines Projekts meist gar nicht vorstellen, wie das IT-System den Prozess unterstützen soll. Das von der IT vorgelegte Fachkonzept wird durchgewinkt, ohne es komplett verstanden zu haben. So steuern einige Projekte auf nicht bedienbare Systeme zu, die anschließend mit unzähligen Change Requests an die Realität angepasst werden müssen. Scrum kann hier helfen, sich dem für den Anwender „richtigen“ System von Anfang an anzunähern. Denn was die Anwender tatsächlich brauchen, erkennen sie durch Ausprobieren. Das passiert durch das kontinuierliche Liefern in kurzen Zyklen. Die Nutzer haben etwas in den Händen, können es testen und Rückmeldung geben, was bereits passt und was noch angepasst oder weitert werden sollte.

„In ERP-Systemen ist es nur beschränkt möglich, alle zwei Wochen fertige Software mit zusätzlicher Funktionalität zu liefern und produktiv zu setzen. Es besteht die Gefahr, dass bestehende Funktionalität nicht mehr einwandfrei funktioniert und operative Prozesse blockiert werden.”
Scrum selbst ist keine Entwicklungsmethode, sondern eine Vorgehensweise, um komplexe Aufgaben in überschaubaren Teilgrößen zu zerlegen und umzusetzen. Im Zusammenhang mit agilen Management-Frameworks für die Softwareentwicklung haben sich aber auch agile Entwicklungspraktiken etabliert. Es geht darum, die Qualität des Quellcodes konstant hoch zu halten und Funktionalitäten mit automatisierten Tests kontinuierlich zu überprüfen. Langsam aber sicher setzen sich auch im ERP-Bereich intelligente Entwicklungsumgebungen und nützliche Tools (Eclipse Unterstützung, eCATT, Mock-Frameworks) durch, mit deren Hilfe die Stabilität eines gewaltigen ERP-Komplexes nachhaltig abgesichert werden kann.
Was sind also auf den Punkt gebracht die größten Vorteile von agilen Methoden im ERP-Umfeld?

  • Treffsichere Erfüllung von Kundenbedürfnissen, weil die Nutzer einbezogen werden und laufend Feedback zum aktuellen Entwicklungsstand geben.
  • Schnelle Lieferung durch kurze Entwicklungszyklen und transparente Kommunikation der Ergebnisse.

Mehr zur Frage, ob Scrum und ERP zusammenpassen, lesen Sie in unserem Whitepaper ERP.

  • Andreas Ratz

    Hallo. Bin Projektmanager bei einem Microsoft Partner in der Schweiz. Ist Scrum für die Implementierung einer standardisierten Software (incl. kundenspezifischer Anpassungen) wirklich ein Ansatz? Gibt es auch entsprechende Software dazu oder muss man sich immer noch mit MS Project „abgeben“?

    • Hallo Andreas,

      vielen Dank für den Kommentar. Ich denke ja, Scrum ist definitiv auch ein Ansatz für die Implementierung von Standard-Software mit oder ohne kundenspezifische Anpassungen. Letztendlich geht es auch hier um Anforderungen des Kunden, die umgesetzt werden sollen. Warum nicht mit einem iterativen Ansatz, der dem Kunden auch die Möglichkeit gibt, regelmäßig die bereits vorhandenen Ergebnisse zu evaluieren und basierend auf diesen ggf. steuernd durch Feedback einzugreifen. Auch viele weitere Vorteile agiler Methoden lassen sich 1:1 oder ähnlich bei solchen Projekten erzielen.

      Zu dem Thema Software/Tools: Hier gibt es im agilen Umfeld bereits zahlreiche gute und auf agile Methoden abgestimmte Alternativen zu MS Project und Excel, darunter JIRA von Atlassian, aber auch der Team Foundation Server von Microsoft. Am liebsten arbeite ich jedoch mit physikalischen Artefakten und Releaseplänen, da hier alle Mitarbeiter wirklich zum Mitmachen bewegt werden.

      Ich hoffe, ich konnte ein wenig helfen. Falls du weitere spezifische Fragen hast, komme einfach auf mich zurück.

      Viele Grüße,
      Christoph