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Was ist so cool an Timeboxing?

In Scrum und Design-Thinking arbeiten wir eigentlich immer mit Timeboxing. Warum? Was ist so toll an Zeitbegrenzungen?

Wenn Sie einen alten Bekannten an der Bushaltestelle treffen und sagen: „Hey, mein Bus kommt in drei Minuten. Erzähl mir schnell, wie es Dir geht.“ Dann können Sie sicher sein, dass er unter den vielen tausend Informationen automatisch die wenigen herauspickt, die er in diesem Moment für die wichtigsten hält. Sicher variieren die Informationen, je nachdem, wie Ihre Beziehung zueinander ist und wie er sich Ihnen gegenüber darstellen möchte. Aber in sekundenschnelle priorisiert Ihr alter Bekannter in der Gewissheit, dass Sie seine Informations-„Lieferung“ bewerten werden. Und mit der Sicherheit, dass diese Situation für die nächsten drei Minuten stabil bleibt, dass Sie höflich zuhören und sich auf ihn einlassen werden.

Das machen wir uns auch in unserer täglichen Arbeit zunutze. In meiner Erlebniswelt gibt es drei Aspekte, warum ich Zeitbegrenzungen nicht mehr missen möchte:

  1. Lieferung
    Der wohl offensichtlichste Effekt ist, dass am Ende einer Timebox immer ein bewertbares Ergebnis steht. Am Ende eines Scrum-Sprints wird ein Produktinkrement geliefert. Am Ende einer Research Session steht Information bereit. Am Ende des Meetings stehen Entscheidungen oder ein Informationsaustausch. Und am Ende eines Brainstormings stehen viele Ideen. Die Zeitbegrenzung hilft dabei, die Arbeit zu planen, so dass die Arbeitspakete in die Timebox passen. Eine User Story muss so klein sein, dass sie innerhalb eines Sprints erledigt werden kann. Ein Prototyp muss so gestaltet sein, dass er innerhalb der Präsentations- oder Testzeit bewertet werden kann. Ein Teamtreffen bekommt eine Agenda, die in der bereit gestellten Zeit abgearbeitet werden kann. Das Schöne am Ende der Timebox ist, tatsächlich etwas geschafft zu haben. Und je kleiner die Timeboxen sind, desto häufiger kann man dieses schöne Gefühl genießen. Und sollte es am Ende einer Timebox einmal nicht die erwartete Lieferung geben, so ist auch das ein Ergebnis. Erinnern wir uns an das Sprichwort „lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende“. So wird auch aus diesem Ergebnis eine Chance. Die Chance, Dinge, die zu lange brauchen, zu beenden.
  2. Aufmerksamkeit und Fokus
    Mit der Zeitbegrenzung fokussieren wir uns ganz automatisch. Je kürzer die Timebox ist, je stärker der Zeitdruck im Nacken sitzt, desto eher lenken wir unsere Aufmerksamkeit auf die dringendsten Dinge. Stellen Sie sich eine Teenager-Party vor, die Eltern sind das ganze Wochenende verreist … Plötzlich: Es ist Samstag Abend, die Eltern rufen an. Sie kommen noch heute zurück und werden in einer Stunde zuhause sein! Was passiert im Kopf der Tochter / des Sohnes? Ein uraltes Überlebens-Programm springt an: Was dürfen die Eltern auf gar keinen Fall sehen? Und es wird sofort gehandelt! Zeitbegrenzungen lenken unsere Aufmerksamkeit und bringen uns ins Handeln. „Doing as a way of thinking“ ist einer unserer Leitsätze bei Boris Gloger Consulting. Der wichtigste Schritt ist der erste! Je weniger Zeit wir haben, desto schneller müssen wir den ersten Schritt gehen.
  3. Stabilität
    Eine Timebox begrenzt in der Regel nicht nur einen Zeitrahmen. Wir legen für die begrenzte Zeit auch andere Rahmenbedingungen fest und schaffen eine stabile Umgebung. Dies ist einer der wichtigsten Aspekte, warum wir mit Scrum wieder Herr des Chaos werden können: In chaotischen und komplexen Umgebungen schaffen wir mit einem Sprint eine Blase der Stabilität. Für 2 Wochen sind die Anforderungen festgeschrieben, auch die benutze Technologie bleibt stabil. Rituale (Meetings) geben einen Rhythmus vor und damit die Sicherheit, dass die Grenzen morgen die gleichen sein werden wie heute. Es ist wie mit Kindern: Auch Kinder benötigen Grenzen, um Sicherheit, um Verlässlichkeit zu spüren, um den Rahmen zu füllen und sich geborgen zu entwickeln. In Scrum ist das der Rahmen, in dem Selbstorganisation wachsen kann. Mitarbeiter und Kollegen „wissen, woran sie sind“. Mit dem nächsten Sprint kann diese Blase der Stabilität natürlich neu positioniert werden, aber der verlässliche Rahmen bleibt immer. Gleiches gilt für kurze Timeboxen. In einer Ideation-Phase im Design-Thinking: Beispielsweise einigen wir uns für 20 Minuten darauf, dass wir die Aspekte der Machbarkeit oder Wirtschaftlichkeit nicht berücksichtigen. In diesem stabilen Rahmen können wir ernsthaft überlegen: „Wie würde Superman das Problem lösen?“ oder „Wie funktioniert das auf Raumschiff Enterprise?“

Integration und Konsequenz

Mit großen Timeboxen könne Sie schnell Stabilität erzeugen und mit kurzen Timeboxen erhöhen Sie  schnell die Produktivität. Aber seien Sie vorsichtig: Es geht nicht darum, die Kollegen permanentem Stress auszusetzen. Vielmehr sollen sich Phasen hoher Konzentration und Phasen des Entspannens sinnvoll abwechseln. Achten Sie darauf, dass die Konzentrationsphasen maximal 90 Minuten lang sind und dann von einer Pause unterbrochen werden, die es erlaubt, die Aufmerksamkeit in eine ganz andere Richtung zu lenken.

Und noch ein letzter Hinweis: Zeitbegrenzungen müssen eingehalten werden, damit sie funktionieren! Das klingt einfacher als es ist. Wie Sie sich diese Aufgabe mit einem TimeTimer und einem Gong erleichtern können, lesen Sie in einem anderen Blogbeitrag.