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Timeboxing: Zeitdruck tut gut

Lassen Sie mich diese Aussage entschärfen: 
Zeitdruck in Meetings tut gut, weil es oft um grobe Abstimmung/Synchronisation und nicht um die perfekte Ausarbeitung geht.

Vom guten Gefühl schnell viel zu schaffen

In meiner Abschlussarbeit an der Hochschule habe ich zwei unterschiedliche Prototyping-Prozesse verglichen: Der erste Prozess war detaillierter, mit längeren Phasen für eine genaue Ausarbeitung. Der zweite Prozess war geprägt durch extrem straffes Timeboxing, um eine Iterationsschleife unterzubringen.
Erstaunlich war, dass die Teilnehmer der ersten Gruppe in der anschließenden Befragung überwiegend „mehr Zeit im Prozess wäre für mich hilfreich“ ankreuzten und die Teilnehmer, die dem extremen Zeitdruck ausgesetzt waren sich überwiegend für „mehr Zeit im Prozess wäre für mich nicht hilfreich“ entschieden.
Das Experiment war in keiner Weise repräsentativ, aber dieses Ergebnis gab mir zu denken. Auch in Scrum Teams resultiert die Zufriedenheit u.a. daraus, dass Meetings schnell und effizient abgehalten werden und viel Zeit bleibt, die eigentliche Arbeit zu erledigen.

Timeboxing in Scrum Meetings

Meetings sind teuer, viele gut bezahlte Experten verbringen Zeit zusammen. Es ist offensichtlich, dass schnell Ergebnisse erzielt werden müssen, um diesen Kostenfaktor zu rechtfertigen. Der Scrum Workflow sieht daher Zeitbegrenzungen für alle Meetings vor. Diese Zeitbegrenzungen werden zu Beginn der Meetings kommuniziert, routinierte Teams sind bereits auf das Timeboxing eingestellt. Der Zeitdruck hilft, die Spreu vom Weizen zu trennen, weil die Teilnehmer automatisch ihre Anliegen und periodisieren und die für sie wichtigsten Themen zuerst ansprechen. Aufgabe des Scrum-Masters ist es, zu erspüren, welche Fragen sofort geklärt werden können und welche Abstimmungsprozesse besser in kleinere Zirkel nach dem Meeting verschoben werden sollten.

Ein sehr schönes Werkzeug zum Visualisieren der Restzeit sind TimeTimer. Diese funktionieren wie eine Eieruhr und stellen die verbleibende Zeit mit einer immer kleiner werdenden Farbfläche dar. Die Anschaffung macht sich schnell bezahlt.

Smart Timeboxing

Um Zeitdruck mit Flexibilität zu kombinieren, empfiehlt sich das Smart Timeboxing. Hierbei wird zuerst eine Zeitspanne gewählt, die etwas zu kurz erscheint. Nach Ablauf der Zeit fragt der Scrum-Master die Teilnehmer, ob sie in die Verlängerung gehen wollen. Wird dies bejaht, so wird noch einmal die halbe Zeitspanne der Vorrunde gegeben.

Beispiel:
 Für ein Sprintplanning #2 rechnen wir grob mit einer Stunde pro Sprintwoche, bei 2-wöchigen Sprints können wir also 2 Stunden für dieses Meeting veranschlagen. Mit Smart Timeboxing wählen wir für die erste Zeitrunde dieses Meetings nur die halbe Zeit. In dieser ersten Stunde ist es wahrscheinlich, dass wir bereits 80% der Abstimmung im Team schaffen.
 Danach wird gefragt, ob es eine zweite Runde geben soll, die dann nur 30 Minuten dauert:

Erste Zeitrunde im Meeting – 1 Std. 
Frage danach: „Benötigen wir mehr Zeit?“ – „Ja!“
Zweite Zeitrunde im Meeting – 30 Min.
 Frage danach: „Benötigen wir mehr Zeit?“ – „Ja!“
Dritte Zeitrunde im Meeting – 15 Min. 
Frage danach: „Benötigen wir mehr Zeit?“ – „Nein!“

Dieses Sprint Planning mit Smart Timeboxing hat 105 anstelle von 120 Minuten gedauert, und die Teilnehmer haben trotzdem die Zeit bekommen, die sie benötigten. Gewonnen haben wir eine Viertelstunde .

Nicht hetzen, aber Zeitdruck tut gut!

Timeboxing hilft uns und anderen, schnell ins Tun zu kommen und es gibt Teams das gute Gefühl, schnell etwas geschafft zu haben. Weiterhin haben wir durch das Smart Timeboxing Sollbruchstellen in unser Meeting eingeführt, holen uns immer wieder das Commitment des Teams, auch die nächste Zeitrunde fokussiert und produktiv zu verbringen. Wir gewinnen genügend Flexibilität, auch schwierige Fragen ausreichend zu diskutieren und Zeit für die Umsetzung der Ergebnisse aus dem Meeting.

Probiert es aus und berichtet uns von euren Erfahrungen!

  • Pingback: Pliiing, Gong & TickTack: Timeboxen beenden › bor!sgloger()

  • Konstantin

    Anmerkung zum Smart Timeboxing: Durch kleinere Verzögerungen am Start des Meetings bzw. am Ende geht Zeit „verloren“ / Meetings dauern Länger. Zwischen dem Beenden einer Timebox und dem Starten der zweiten, verkürzten Version vergeht ja auch ein wenig Zeit, wodurch die Einsparung in der Praxis nicht so groß ausfällt, oder habe ich hier die Funktionsweise nicht verstanden?